E-Rechnung · Stand September 2026

E-Rechnung: Was ab 2027 für Ihren Betrieb gilt

Ab 2027 müssen Rechnungen an andere Firmen E-Rechnungen sein – zuerst für Betriebe mit mehr als 800.000 € Umsatz im Jahr 2026, ab 2028 für alle. Hier steht, was das für GaLaBau- und Baubetriebe heißt, was als E-Rechnung zählt und wie Bautimer die Regie-Rechnung direkt aus dem Tagesbericht schreibt.

+49 15679 169481 E-Mail schreiben Bautimer in 80 Sekunden

Demo: 20 Minuten am Bildschirm – inklusive einer E-Rechnung aus einem Tagesbericht.

Stand: September 2026. Keine Steuerberatung – im Zweifel fragen Sie Ihr Steuerbüro.

  • Seit 2025Empfangen können muss jeder Betrieb. Ein E-Mail-Postfach genügt.
  • Ab 2027Ausstellen ist Pflicht bei Rechnungen an Firmen, wenn der Umsatz 2026 über 800.000 € lag.
  • Ab 2028Ausstellen ist Pflicht für alle Betriebe – bei Rechnungen an Firmen.
  • PrivatkundenKeine Pflicht. Die ZUGFeRD-Datei öffnet sich beim Kunden als normales PDF.

Zeitplan

Was wann gilt

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland – also für alles, was Sie einer anderen Firma in Rechnung stellen. Sie kommt in Stufen.

  1. 2025

    Empfangen: Pflicht für alle

    Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt. Beim Ausstellen ändert sich noch nichts: Papier oder PDF bleiben erlaubt, für das PDF braucht es die Zustimmung des Empfängers.

  2. 2026 jetzt

    Übergangsjahr – und das Jahr, das zählt

    Ausstellen wie 2025: Papier oder andere Formate wie PDF sind weiter erlaubt, das PDF mit Zustimmung des Empfängers. Ihr Gesamtumsatz 2026 entscheidet, ob die Pflicht für Sie 2027 oder 2028 beginnt.

  3. 2027

    Pflicht ab 800.000 € Umsatz

    Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe, deren Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag, Rechnungen an andere Firmen als E-Rechnung ausstellen. Wer darunter lag, darf 2027 weiter Papier oder PDF schicken.

  4. 2028

    Pflicht für alle

    Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Betriebe: Jede Rechnung an ein anderes Unternehmen im Inland ist dann eine E-Rechnung. Rechnungen an Privatkunden bleiben davon unberührt.

Rechtsgrundlage: § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes, die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG und das BMF-Schreiben vom 15.10.2024.

Drei Fragen

Betrifft mich das?

Drei Fragen genügen. Das Ergebnis steht jeweils dahinter.

  1. Schreiben Sie Rechnungen an andere Firmen?

    Zum Beispiel an Bauunternehmen, Generalunternehmer, Hausverwaltungen, Gewerbekunden oder eine GmbH.

    Ja
    Die Pflicht betrifft Sie – ab 2027 oder ab 2028, je nach Umsatz (Frage 2).
    Nein
    Dann geht es für Sie nur ums Empfangen (Frage 3).

  2. Liegt Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €?

    Gemeint ist der Gesamtumsatz Ihres Betriebs im Kalenderjahr 2026.

    Ja
    E-Rechnung an Firmen ab dem 1. Januar 2027.
    Nein
    E-Rechnung an Firmen ab dem 1. Januar 2028. 2027 dürfen Sie noch Papier oder PDF schicken.

  3. Haben Sie nur Privatkunden?

    Hausgärten, Eigentümer, Familien.

    Ja
    Keine Pflicht, E-Rechnungen auszustellen. Empfangen können müssen Sie sie trotzdem – dafür genügt Ihr E-Mail-Postfach.
    Nein
    Für Ihre Firmenkunden gilt der Zeitplan oben.

Ausnahmen

  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise: keine E-Rechnung nötig.
  • Kleinunternehmer (§ 19 UStG) müssen keine E-Rechnungen ausstellen – empfangen können müssen sie sie aber.

Format

Was zählt als E-Rechnung – und was nicht

Eine E-Rechnung ist eine Datei in einem strukturierten Format nach der Norm EN 16931. Entscheidend ist der maschinenlesbare Teil, nicht das Aussehen.

  • Zählt

    • XRechnung – reines XML, der Standard der öffentlichen Hand.
    • ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – ein PDF mit eingebettetem XML. Nicht die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
    • Elektronisch übermittelt – per E-Mail oder über ein Portal.

  • Zählt nicht

    • Ein PDF aus Word oder Excel – sieht aus wie eine Rechnung, hat aber keinen strukturierten Teil.
    • Papier – ab dem Stichtag bei Rechnungen an Firmen nicht mehr erlaubt.
    • Der Ausdruck einer E-Rechnung – sie muss elektronisch beim Empfänger ankommen.

  • Aufbewahren

    Sie bewahren die E-Rechnung so auf, wie sie gekommen oder rausgegangen ist: im selben Format, unverändert. Maßgeblich ist der strukturierte Teil. Für Rechnungen gelten 8 Jahre (Bürokratieentlastungsgesetz IV, seit 2025).

  • Rathaus, Landkreis, Bund

    Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung über ihre eigenen Portale. Bautimer schreibt keine XRechnung – für diese Rechnungen bleibt Ihr bisheriger Weg.

So macht Bautimer das

Vom Tagesbericht zur E-Rechnung

Die Regie-Rechnung entsteht aus den Tagesberichten, die Ihre Kolonne sowieso schreibt. Kein Abtippen, keine zweite Erfassung.

  1. Tagesbericht

    Die Kolonne erfasst Stunden, Maschinen und Material am Handy. Regie-Aufgaben sind im Bericht als Regie markiert.

  2. Regiestunden

    Im Büro sehen Sie die offenen Regiestunden je Baustelle. Bautimer rechnet sie mit Ihren Verrechnungssätzen zusammen – je Gruppe, etwa Facharbeiter und Helfer.

  3. Rechnung als ZUGFeRD

    „Rechnung erstellen“ zeigt die Vorschau mit allen Pflichtangaben. Beim Ausstellen vergibt Bautimer die nächste Rechnungsnummer und erzeugt ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML (ZUGFeRD, Profil EN 16931): eine gültige E-Rechnung, die sich als normales PDF öffnet.

  4. Per E-Mail an den Kunden

    Aus der App heraus: Bautimer legt Ihnen die Rechnung und den E-Mail-Text bereit, Sie schicken sie ab – an die Adresse, die Sie beim Kunden für Rechnungen hinterlegt haben. Privatkunden bekommen dieselbe Datei, mit dem Lohnanteil nach § 35a EStG.

Was auf der Rechnung steht – und was Bautimer dabei erledigt

  • Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG – Ihre Firmendaten, der Kunde, der Leistungszeitraum aus den Berichten.
  • Fortlaufende Rechnungsnummer ohne Lücke, zum Beispiel 2026-0042.
  • Umsatzsteuer 19 oder 7 % je Position; § 13b UStG (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers) für bauleistende Unternehmer.
  • Skonto und Zahlungsziel auf der Rechnung.
  • Stornorechnung statt Bearbeiten – eine ausgestellte Rechnung wird nie verändert.
  • Zahlungen erfassen: offen, teilweise bezahlt, bezahlt, überfällig – je Rechnung und je Baustelle.
  • XML der E-Rechnung zum Herunterladen.
  • Privatkunden: Lohnanteil nach § 35a EStG – in der ersten Version die Regiestunden.
  • Abgerechnete Berichte werden gesperrt und als „Abgerechnet“ markiert. Keine Stunde doppelt, keine vergessen.
  • Archiv: Das PDF wird einmal erzeugt und unverändert gespeichert – 8 Jahre lang, nicht löschbar.

Die Rechnungsfunktion schalten wir je Betrieb frei, nach Absprache mit Ihnen. Im Termin zeigen wir sie an Ihrem Beispiel.

Ehrlich gesagt

Was Bautimer nicht macht

Damit Sie wissen, woran Sie sind.

  • Abschlags- und Schlussrechnung nach AufmaßKommt als Nächstes. Bis dahin schreiben Sie diese Rechnungen weiter in Ihrem bisherigen Programm.
  • XRechnungFür Rathaus, Landkreis oder Bund brauchen Sie weiter deren Portal.
  • MahnwesenBautimer zeigt Ihnen, welche Rechnung überfällig ist. Die Mahnung schreiben Sie selbst.
  • DATEV-ExportFür die Weitergabe nicht nötig: Ihr Steuerbüro liest die ZUGFeRD-Datei direkt ein, zum Beispiel in DATEV.
  • E-Rechnungen empfangenDas macht Ihr E-Mail-Postfach. Bautimer liest keine eingehenden Rechnungen ein.

Fragen & Antworten

Was Betriebe uns zur E-Rechnung fragen

Muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – auch ein Zwei-Mann-Betrieb, auch ein Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt. Die Datei bewahren Sie so auf, wie sie gekommen ist: im selben Format, unverändert, 8 Jahre.

Reicht eine Rechnung als PDF?

An Firmenkunden: 2025 und 2026 ja, wenn der Empfänger zustimmt. Ab 2027 nicht mehr, wenn Ihr Umsatz 2026 über 800.000 € lag; ab 2028 für keinen Betrieb mehr. Ein PDF aus Word oder Excel ist keine E-Rechnung. Eine ZUGFeRD-Datei sieht aus wie ein PDF, trägt aber den strukturierten XML-Teil in sich – die zählt.

Was gilt bei Privatkunden?

Für Rechnungen an Privatkunden gibt es keine E-Rechnungspflicht. Bautimer erzeugt trotzdem dieselbe ZUGFeRD-Datei: Für den Kunden ist es ein normales PDF, mit dem Lohnanteil nach § 35a EStG für seine Steuererklärung. In der ersten Version zählen dazu die Regiestunden.

Gilt die Pflicht auch für kleine Beträge?

Nein. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen – empfangen können müssen sie sie aber.

Wie kommt die Rechnung zu meinem Steuerbüro – geht das mit DATEV?

Sie geben die ZUGFeRD-Datei weiter wie bisher ein PDF. Das Steuerbüro liest den XML-Teil direkt ein, zum Beispiel in DATEV. Einen eigenen DATEV-Export hat Bautimer nicht – er ist dafür auch nicht nötig.

Behalte ich mein Rechnungsprogramm?

Vorerst ja, für alles außer Regiestunden: Abschlags- und Schlussrechnungen nach Aufmaß, Pauschalen, Mahnungen und die Buchhaltung bleiben dort. Bautimer schreibt die Rechnung für Regiestunden direkt aus den Tagesberichten – als E-Rechnung. Stunden, die Sie außerhalb abrechnen, markieren Sie in Bautimer als extern abgerechnet, damit sie nicht doppelt auf einer Rechnung landen.

Ich arbeite für das Rathaus – was gilt da?

Öffentliche Auftraggeber – Kommunen, Land, Bund – verlangen in der Regel XRechnung und nehmen sie über ihre eigenen Portale an. Bautimer schreibt keine XRechnung. Für diese Rechnungen bleibt Ihr bisheriger Weg; für Firmen- und Privatkunden nehmen Sie Bautimer.

In 20 Minuten am Bildschirm – inklusive einer E-Rechnung aus einem Tagesbericht

Wir zeigen Ihnen Bautimer an einer Baustelle aus Ihrem Alltag: vom Tagesbericht der Kolonne bis zur fertigen Regie-Rechnung als ZUGFeRD-Datei. Danach wissen Sie, ob es für Ihren Betrieb passt.

+49 15679 169481 E-Mail schreiben
Sie sprechen direkt mit den Gründern – ein Landschaftsgärtner und ein Bauingenieur aus Landshut. Stand: September 2026 · Keine Steuerberatung – im Zweifel fragen Sie Ihr Steuerbüro. · Preis und häufige Fragen: bautimer.com