Der Streit um Regiestunden beginnt selten auf der Baustelle. Er beginnt sechs Wochen später am Telefon: „Zwölf Stunden für die Randsteine? Da war doch nur einer da.“ Der Zettel, der das klären könnte, hat keine Unterschrift, und der Vorarbeiter weiß es nicht mehr genau. Zwei Dinge in Bautimer sorgen seit dem Herbst dafür, dass ein Tagesbericht hält, was er sagt: die Unterschrift des Kunden vor Ort und die Prüfung im Büro.
Der Kunde unterschreibt auf dem Tablet
Freitag, der Kunde geht mit dem Vorarbeiter über die Baustelle. Der öffnet auf dem Tablet „Vom Kunden bestätigen lassen“ – die Berichte sind schon gewählt: die noch nicht bestätigten dieser Woche, ein Tipp mehr und es sind alle offenen – und das Tablet zeigt die Zusammenfassung: Zeitraum, Einsatztage, je Leistung die Stunden und Mengen, das Material. Darunter das Unterschriftsfeld mit dem Namen des Kunden, und ein kleineres für den Vorarbeiter. Der Kunde unterschreibt mit dem Finger. Fertig.
Das geht in der App auf dem Tablet oder Handy auch ohne Netz: Die Unterschrift bleibt auf dem Gerät und wird hochgeladen, sobald es wieder online ist; bis dahin stehen die Berichte auf „unterschrieben · Upload ausstehend“. Die unterschriebene Zusammenfassung liegt danach als PDF bei den Dokumenten der Baustelle; das Büro schickt sie dem Kunden, wenn er eine Kopie will. Ein unterschriebener Bericht ist in der App schreibgeschützt. Wird er doch geändert, verliert die Unterschrift ihre Gültigkeit, und der Bericht muss neu bestätigt werden – eine Unterschrift unter etwas, das sich nachträglich ändert, wäre nichts wert.
Zwei Wege, kein Zwang: Wer lieber eine PDF-Zusammenfassung per E-Mail bekommt, bekommt sie weiterhin. Die Unterschrift auf dem Tablet ist der zweite Weg, nicht der einzige. Sie ist keine qualifizierte elektronische Signatur – das steht auch so auf dem Dokument.
Das Büro prüft, die Chefin gibt frei
Im Büro bekommt jeder Tagesbericht einen Haken: „geprüft“ – vollständig und richtig für Lohn und Rechnung. Die Berichte einer Baustelle stehen nach Kalenderwochen sortiert da, mit „Woche prüfen“ für den Montagsstapel. Aus den Haken entsteht der Büro-Status jeder Baustelle: rot, wenn Berichte ungeprüft sind, gelb, wenn noch etwas abzurechnen oder freizugeben ist, grün, wenn alles erledigt ist. Der Filter „Zu erledigen“ zeigt nur die roten und gelben Baustellen – die Antwort auf „welche Baustelle braucht mich heute“.
Wer zu zweit im Büro ist, schaltet die zweistufige Prüfung ein: Die Assistenz prüft jeden Bericht, die Chefin gibt frei. Ein geprüfter, aber noch nicht freigegebener Bericht ist dann gelb. Die Freigabe allein genügt auch – eine abwesende Assistenz blockiert nichts. Und die Rechnung blockiert nie: Sind noch Berichte offen, fragt Bautimer nach („3 der 7 Berichte dieser Rechnung sind nicht geprüft. Trotzdem abrechnen?“), mehr nicht. Die Einstellung ist standardmäßig aus; ein Ein-Personen-Büro merkt davon nichts.
Was gesperrt ist, bleibt gesperrt
Drei Sperren greifen ineinander: Abgerechnete Stunden sind seit dem Sommer schreibgeschützt, damit die Stunden auf der Rechnung die Stunden im Bericht bleiben. Ein geprüfter Bericht ist für die Kolonne gesperrt – das Büro nimmt die Prüfung zurück, wenn es korrigieren muss. Und ein unterschriebener Bericht ist gesperrt, bis die Unterschrift bewusst ungültig gemacht wird.
Und die Kolonne?
Für die Kolonne ist der Bericht am Handy einfacher geworden: Der Name der Position steht zuerst und darf zwei Zeilen haben, dieselbe Arbeit nach der Pause geht mit „Fortsetzen“ weiter statt über fünf Dialoge, und eine Maschine, die das Büro noch nicht angelegt hat, legt der Vorarbeiter mit ihrem Namen selbst an – den Kostensatz ergänzt das Büro später. Alles Weitere auf der Funktionsübersicht.